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Presse-Informationen, die Sie per E-Mail verteilen wollen, unterscheiden sich in einem Punkt von der Fax- oder Post-Version erheblich: in der Länge.
Ihre E-Mail-Presse-Info sollte zehn bis zwölf, höchstens 15 Zeilen umfassen. Nennen Sie die Links, wo ausführliche Texte und Fotos zum Download zu finden sind. Biten Sie Lang-Texte im Ascii- oder Rich-Text-Format an, Fotos reprofähig als JPEG oder TIFF (300 dpi).
In Sachen Inhalt gelten alle Regeln, wie Sie in So schreiben Sie gute Presse-Informationen aufgelistet sind. Prüfen Sie Ihre Meldung, wie viele der Nachrichten-Elemente enthalten und wie ausgeprägt sie sind.
Eine E-Mail-Betreffzeile mit einer echten News ist Balsam für die Journalistenseele: „XY-GmbH entwickelt neues Antriebssystem für Fahrräder” statt „Wichtige Mitteilung”.
Bitte verzichten Sie auf Attachments! Weder .doc noch .pdf noch sonst ein Anhang. Ihr Text steht einfach IN der E-Mail. Sollte es mal wirklich nicht anders gehen, sprechen Sie vorher ab, welches Format Ihr Empfänger wünscht.
Ganz wichtig: Ihr Verteiler sollte auch Ihr Verteiler bleiben. Welche Redaktionen Ihre E-Mail erhalten, darf für einen Empfänger nicht sichtbar sein. Entweder a) Sie verschicken Ihre Nachricht als Blindkopie oder b) Sie besorgen sich Software für personalisierte Massen-Mails (wie sie beispielsweise für den Versand elektronischer Newsletter genutzt wird) oder c) Sie beauftragen einen Dienstleister.
zu a) Blindkopie: Kopieren Sie Ihre Adressen nur ins „BCC”-Feld (Blind Carbon Copy) und schicken die Mail an Ihre eigene Adresse. Sie erhalten dann das Original, alle anderen eine Blindkopie. Bei älteren AOL-Programmen müssen Sie die Blindkopie-Empfänger im „CC”−Feld in Klammern setzen. Adressen also niemals ins „To”- oder „CC”-Feld! Allerdings ist der Versand größerer Verteiler über BCC nach Auskunft von Internet-Berater Stefan Spieler aus Hamburg ein Kriterium, Spam-Mails zu identifizieren. Ihre Presse-Info könnte also in Spamfiltern hängen bleiben.
zu c) Es gibt Anbieter, die Ihnen den kompletten Mail-Versand abnehmen. Zur Zeit sind mir nur Abonnements bekannt, bei denen monatliche Kosten anfallen. Daher lohnt sich der externe Versand in der Regel erst dann, wenn Sie häufiger mit den Medien in Kontakt treten.
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