Zeitplanung Lebensqualität

Was? Ich soll nur die Hälfte meiner Zeit verplanen?

„Haben Sie in Ihrem Leben überhaupt schon mal was gearbeitet?“

Es wurde etwas lauter als gewöhnlich an jenem Morgen.

Er schnauzte mich an, der Kunde, einer von drei Geschäftsführern eines Berliner Ingenieurbüros.
Sie hatten mich als Berater gebucht, um Marketingthemen, Prozessabläufe und Zeitplanung unter die Lupe zu nehmen.

Von nichts ´ne Ahnung hätte ich, brüllte er.
Keinen blassen Schimmer.
Von Ingenieurs-Arbeitstagen und dessen Anforderungen und Notwendigkeiten und Zwängen schon gar nicht. Und überhaupt.

Der Mann war stinkewütend, fast außer sich war er – so sehr verunsicherte und bedrohte ihn das, was ich ihm und den beiden anderen Chefs vorgeschlagen hatte:

Die Hälfte der zur Verfügung stehenden (Arbeits-) Zeit zu verplanen.

Und keine Minute mehr.

Von Erstaunen bis Entsetzen, es ist alles dabei

Verwunderte, erstaunte, verstörte oder bestürzte bis entsetzte erste Reaktionen erlebe ich häufig, wenn ich Kunden die „50-Prozent-Regel“ vorschlage.

Der ausrastende Hauptstadt-Ingenieur ist nicht die Ausnahme.
Wirklich nicht.

Selbstverständlich hat der 50-Prozent-Vorschlag einen Anlass:

In aller Regel war es im Beratungsgespräch zuvor in irgendeiner Form um Enge und Hetze und Zeitnot und Druck in einer der vielen Spielarten gegangen.

Um das Empfinden, nicht mehr Herr im eigenen Leben zu sein.

Um das Erleben, ständig hinterher zu rennen ohne jemals fertig werden zu KÖNNEN.

Das Gespräch hatte meistens auch eine Sehnsucht berührt, einen tiefen Wunsch:
das Bedürfnis nach Selbstbestimmung.

Den Wunsch, Ruhe und Übersicht in sein Leben (zurück) zu holen, Flexibilität und Flow, Schönheit und Leichtigkeit und vieles mehr.

Kurz gesagt:

Lebensqualität!

zeitplanung lebensqualität
Genau das – Lebensqualität – schenkt Ihnen die „50-Prozent-Regel“.

Sie anzuwenden bedeutet, die Hälfte seiner zur Verfügung stehenden Zeit zu verplanen.

HÖCHSTENS die Hälfte!

Reinen Gewissens [:-)] empfehle ich Ihnen dieses Werkzeug, weil ich es seit Mitte der 1990er Jahre anwende und um seine beeindruckende Wirkung weiß.

Deshalb weiß ich auch um die Herausforderung, die es mit sich bringt:

Die „50-Prozent-Regel“ wirft (vermutlich auch bei Ihnen) alles über den Haufen, was Sie bisher gelernt und geübt haben.

Ihr Verstand schlägt Kapriolen, wenn er plötzlich nur die Hälfte der Zeit verplanen soll.

Wenn doch schon die 24 Stunden nicht ausreichen, die ein Tag hat.
Um all das zu bearbeiten, was nun mal zu bearbeiten ist.

Ihr Verstand hat über Jahre – vermutlich über viele Jahre – etwas anderes gelernt und als „richtig“ und „funktioniert“ eingestuft.

Und jetzt plötzlich soll er sich mit der Hälfte zufrieden geben?

Er soll einverstanden sein, nur noch die Hälfte der zur Verfügung stehenden Zeit zu verplanen?

Ja. Genau das lege ich Ihnen ans Herz.

Weil es Ihnen das wunderbare Geschenk von Qualitätszeiten macht.

Qualitätszeiten, in denen Sie sich frei von drängelnden Dringlichkeiten dem wirklich Wichtigen in Ihrem beruflichen und privaten Leben widmen können.

Seien wir doch mal ehrlich:

Was im Laufe eines Tages – einer Woche, eines Monats, eines Jahres – passiert, das ist so vielfältig und facettenreich, dass Überraschendes viel häufiger die Regel ist als die Ausnahme.

Und je engagierter und ideenreicher Sie sind, umso mehr Überraschendes wird Ihnen begegnen!

Vielleicht bekommen Sie unerwartete Anrufe, Ihr Nachbar oder Kollege klopft an der Tür, Ihr Kind wird krank, Ihr Auto tut´s plötzlich nicht mehr oder Ihre Schwiegermutter will Sie besuchen, was auch immer…

Keine Panik!

Was meine Kunden häufig beruhigt und letztendlich ermutigt, die 50-Prozent-Regel auszuprobieren:

Nur die Hälfte eines Arbeitstages zu verplanen bedeutet ja nicht, in der restlichen Zeit die Hände in den Schoß zu legen.

Auch dann nicht, wenn ausnahmsweise mal nichts Außergewöhnliches passieren sollte.

Ganz im Gegenteil!
Jetzt zeigt sich der Wert der 50-Prozent-Regel!

Denn JETZT haben Sie Zeit für Wichtiges.
Für konzeptionelle Gedanken, für einen Spaziergang, für einen seit langem aufgeschobenen Anruf, für ein Schäferstündchen, für eine Spielstunde mit den Kindern, für das Fachbuch, für die längst überfällige Überarbeitung Ihrer Webseite, für Meditation oder einfach… für Nicht-Tun.

Nicht-Tun?
Den Dalai Lama habe ich in einem Vortrag mal sagen hören, jeder Mensch müsse täglich eine Stunde dem Nicht-Tun widmen.

Eine ganze Stunde Nicht-Tun – viele von uns halten das nicht mal fünf Minuten lang aus.

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Die komplette Zeit zu verplanen ist eine Illusion.

Je mehr Zeit Sie verplanen, d.h. je näher der Prozentsatz Ihrer verplanten Zeit an die 100%-Grenze rückt, umso mehr treten Sie Ihre eigene Kreativität mit Füßen – weil Sie schlicht und ergreifend keinen Raum dafür zur Verfügung stellen.

Sie bringen sich selbst um all die Überraschungen, die das Leben für Sie bereit hält.

Anders ausgedrückt:

Je höher der Prozentsatz Ihrer verplanten Zeit ist, desto größer ist die Illusion, in der Sie leben.

Die Illusion, was Sie heute/diese Woche/diesen Monat alles schaffen können.

Und desto größer werden Ihr Frust – und mit der Zeit Ihr Ärger und Ihre Beschwerde –, wie überlastet Sie sind und was alles von Ihnen verlangt wird und was das doch für eine Zumutung ist.

Je höher der Prozentsatz Ihrer verplanten Zeit ist, desto häufiger müssen Sie am Abend sich und Ihrem Unterbewusstsein eingestehen:

„Mist, ich hab´s wieder nicht geschafft! Die Zeit hat wieder nicht gereicht. Ich bin halt …[schlecht, eine Niete, ein Versager, es hat ja doch keinen Sinn; (fügen Sie Ihr Urteil über sich selbst ein)].

„Aber morgen klappt es. Ganz bestimmt.“

Nein!

Das wird es nicht.

Es wird solange genau so weiter gehen wie bisher, bis Sie Grundlegendes an Ihrer Herangehensweise ändern.

Indem Sie beispielsweise mit der 50-Prozent-Regel arbeiten.

Sind Sie bereit?

So setzen Sie diese Regel um:

1. Definieren Sie den Zeitraum, den Sie zu 50 Prozent verplanen möchten.

a) Das kann Ihre Arbeitszeit sein, also die Zahl Ihrer Arbeitsstunden, wenn Sie Ihr berufliches Leben strukturieren wollen.

b) Das kann auch Ihr kompletter Tag sein, also alle Wach-Stunden von Aufstehen bis Schlafengehen.

In Vorgehensweise b nehmen Sie alle Lebensbereiche in Ihr Blickfeld.
Was eine noch herausforderndere Aufgabe ist als lediglich die Arbeitszeit zu betrachten.
Insofern ist dies die Fortgeschrittenen-Version.

2. Planen Sie nur so viele Aktivitäten, wie maximal die Hälfte Ihrer zur Verfügung stehenden Zeit erlaubt.

Sie müssen also abschätzen, wie lange die einzelnen Aktivitäten in etwa dauern.

Oder, bei umfangreichen Aufgaben, müssen Sie festlegen, wie viel Zeit Sie dieser Aufgabe höchstens widmen werden.

(Auch wenn Ihr Verstand Ihnen vielleicht einflüstert, dass es sich doch gar nicht lohne, für die schlappe halbe Stunde mit SOOO einer umfänglichen und komplexen Arbeit anzufangen.)

3. Erledigen Sie als erstes die Aufgabe, die Ihnen am unangenehmsten ist aus Ihrer Liste.

Als erstes also die Kröte schlucken (sofern überhaupt vorhanden).
Dann geht Ihnen der Rest wesentlich einfacher von der Hand und Ihre Erfolgserlebnisse werden häufiger und größer.

4. Machen Sie in Ihrer Liste einen Haken an eine Aufgabe, wenn Sie diese erledigt haben. Oder ein Plus-Zeichen.

Gönnen Sie sich diesen Etappensieg.

Wenn Sie eine Aufgabe NICHT schaffen innerhalb des 50-Prozent-Zeitrahmens, setzen Sie ein Minus-Zeichen vor Ihren Listeneintrag.

Das wird vor allem zu Beginn Ihrer 50-Prozent-Ära häufiger vorkommen.
Einfach deshalb, weil Sie noch an den Sich-zu-viel-vornehmen-Modus gewöhnt sind.

5. Ganz wichtig: Die 50-Prozent-Regel „mal ausprobieren“ zu wollen ist nett, aber sinnlos.

Eine neue Schlagvariante mit Ihrem Tennis-, Tischtennis- oder Golfschläger braucht auch eine gewisse Zeit, damit sich der neue Bewegungsablauf einschleift.

Wenden Sie die 50-Prozent-Regel mindestens einen kompletten Monat lang täglich an, bevor Sie erste Bilanz ziehen und sich eine Meinung bilden über dieses Werkzeug.

zeitplanung lebensqualität

Das Eisenhower-Prinzip

…auch Eisenhower-Methode oder Eisenhower-Matrix genannt, verdeutlicht das Geschenk, das Sie mit der 50-Prozent-Regel bekommen.

Selbstbestimmung, Lebensfreude, Zufriedenheit, Glück.

Dafür braucht es häufig und ausgiebig Zeit im Quadranten „nicht dringend, aber wichtig“.

Wenn Sie sich schon mal mit Zeitmanagement beschäftigt haben, kennen Sie das Eisenhower-Prinzip vermutlich.

Falls nicht:
Es nutzt die Kriterien „wichtig“, „nicht wichtig“, „dringend“ und „nicht dringend“.

Indem man diese kombiniert, entstehen vier Quadranten und vier Aufgabentypen, denen eine bestimmte Art der Bearbeitung zugeordnet wird.

Aber das nur als knappe Hintergrund-Information.
(Details zur Eisenhower-Matrix finden Sie hier: https://de.wikipedia.org/wiki/Eisenhower-Prinzip).

Denn die 50-Prozent-Regel habe ich hier nicht beschrieben, damit Sie NOCH effektiver werden und NOCH mehr leisten.

Weil Sie jetzt ein Werkzeug haben, mit dem Sie sich den Quadranten wichtig/nicht dringend erobern können.

Mir geht es um Qualität, um Lebensqualität, nicht um Quantität.

Wenn für Sie „Qualität“ bedeutet, noch effektiver zu sein und noch mehr zu leisten, ist das selbstverständlich auch in Ordnung.

Möglicherweise könnte „Qualität“ jedoch auch etwas anderes bedeuten.

Konzeptionelle Gedanken beispielsweise.
Spazieren gehen.
Einen seit langem aufgeschobenen Anruf machen.
Ihre/n Liebste/n zu einem Schäferstündchen einladen.
Mit den Kindern spielen.
Ein Fachbuch lesen.
Ihre Webseite überarbeiten.
Meditieren.

Oder einfach… Nicht-Tun.

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Vielen Dank!

15 Kommentare, sei der nächste!

  1. Hallo,

    toller Artikel! Hat mich spontan an eine Frage aus Tools der Titanen erinnert: „Was wäre, wenn ich nur 2h/Woche an meinem Unternehmen arbeiten könnte? Was würde ich dann tun?“. Ziemlich spannend! Zwingt einen sehr effektiv zu sein und seine Zeit wirklich sinnvoll(!) zu nutzen.

    LG,
    Kevin

  2. Was für ein großartiger Beitrag 🙂 Wunderbar. Ich versuche mich auch gerade an Optimierung, da kam mir der Artikel sehr recht. Nichtstun ist einfach gut für das Gehirn und Stress haben wir ja wirklich alle genug.

    Liebe Grüße
    Susanne

    1. Toll, dass Ihnen die Idee zu Pass kommt.
      Das freut mich.

      „Nichtstun ist einfach gut…“, schreiben Sie, und ich stimme zu.
      Und es gibt einen kleinen feinen Unterschied zwischen „Nichtstun“ und „Nicht-Tun“.
      Letztgenanntes Phänomen lenkt das Bewusstsein nach meiner Erfahrung NOCH stärker aufs Nichtstun – auf AKTIVES Nichtstun sozusagen.

      Beste Grüße
      Robert

  3. Hallo Robert,

    wenn ich mir die Zeit nehme und endlich mal wieder Zeichne, dann gibt mir das so viel Energie. Früher waren meine Kalender gefüllt, ganz ohne Pufferzeiten. Heute nehme ich mir 2-3 Dinge täglich vor, die wirklich wichtig sind.

    Ob es genau 50% sein müssen, weiß ich nicht.
    Aber ich liebe meine freie Zeit.
    Und mein Gehirn auch.

    SinnSTIFTende Grüße,
    David

    1. Hallo David,

      nein, es müssen nicht unbedingt exakt 50 Prozent sein.
      Das stimmt.
      Dass es die Hälfte ist, macht das Training halt sehr einfach:
      Du hast sofort ein Empfinden in dir, mit dem du arbeiten kannst.

      Wenn dir 40 Prozent lieber sind – alles chic!

      Robert

    1. Das ging dem Berliner Ingenieur genau so.
      Mir selbst auch, als ich auf das Werkzeug stieß.

      Der entscheidende Klick in meinem Kopf war, zu verstehen, dass ich mich von einer ILLUSION verabschiede.
      Nämlich der, was ich heute alles abarbeiten könnte.
      Und dass ich mich NICHT von meiner Arbeitszeit verabschiede.

      Viel Erfolg, Wolfram!

  4. Danke Robert für den Artikel. Trifft genau den aktuellen Punkt.
    Bei der Umsetzung nehm ich gern Deine Unterstützung in Anspruch.
    Herzlichen Gruß
    Timo Brenner

  5. Lieber Robert, das klingt nach einem für mich sehr wertvollen Tool. Weißt Du was? Ich habe überhaupt keine Ahnung, wie man das macht – Zeit planen. Weder Arbeitszeit noch Freizeit … Da hab ich wirklich was zu lernen und hoffe, Du unterstützt mich dabei. Ich steh da innerlich richtig vor ner Wand 🙂 find ich ja irgendwie lustig…

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